Base de datos: Relaciones

1.¿Què es una relacion?

Una relación es una característica especial de Access que hace que podamos trabajar con varias tablas relacionadas a través de un campo en común. Existen tres tipos de relaciones:

Relación de uno a uno: En este tipo de relación, un registro de la tabla 1 sólo puede estar enlazado con un único registro de la tabla 2 y viceversa. Este tipo de relación es la que menos se utiliza. Un ejemplo podría ser éste, en el que cada persona tiene un único DNI:

Relación de varios a varios: Cada registro de la tabla 1 puede estar enlazado con varios registros de la tabla 2 y viceversa. En el siguiente ejemplo, en la tabla 1 cada película pueden trabajar varios actores y, en la tabla 2, un mismo actor puede trabajar en varias películas:
Relación de varios a varios: Cada registro de la tabla 1 puede estar enlazado con varios registros de la tabla 2, pero cada registro de la tabla 2 sólo puede estar enlazado con un registro de la tabla 1. En el siguiente ejemplo, un equipo puede tener varios jugadores, pero cada jugador sólo puede jugar en un equipo:


2.¿Comò crear una relacion?

Para crear relaciones en Access 2007 primero deberemos acceder a la ventana Relaciones deberemos hacer clic en el botón Relaciones que se encuentra en la pestaña Herramientas de base de datos.


Imagenes tomadas de:http://www.aulaclic.es/access2007/t_6_1.htm

Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla de la derecha esperando indicarle las tablas que formarán parte de la relación a crear.
Seleccionar una de las tablas que pertenecen a la relación haciendo clic sobre ella, aparecerá dicha tabla remarcada.
Hacer clic sobre el botón Agregar.
Repetir los dos pasos anteriores hasta añadir todas las tablas de las relaciones a crear.
Hacer clic sobre el botón Cerrar.

Imagenes tomadas de:http://www.aulaclic.es/access2007/t_6_1.htm

Ahora aparecerá la ventana Relaciones con las tablas añadidas en el paso anterior.


Imagenes tomadas de:http://www.aulaclic.es/access2007/t_6_1.htm



Para crear la relación:
Ir sobre el campo de relación de la tabla principal (en nuestro caso codigo).
pulsar el botón izquierdo del ratón y manteniéndolo pulsado arrastrar hasta el campo numero de la tabla secundaria (aulaClic_Facturas).
Soltar el botón del ratón.
En la parte superior deben estar los nombres de las dos tablas relacionadas (aulaClic_clientes y aulaClic_Facturas) y debajo de éstos el nombre de los campos de relación (codigo y numero). Ojo! siempre deben ser campos que contengan el mismo tipo de información y por lo tanto del mismo tipo.
Observa en la parte inferior el Tipo de relación que se asignará dependiendo de las características de los campos de relación (en nuestro caso uno a varios).
Activar el recuadro Exigir integridad referencial haciendo clic sobre éste.
Si se desea, se puede activar las casillas Actualizar en cascada los campos relacionados y Eliminar en cascada los registros relacionados.
Para terminar, hacer clic sobre el botón Crear. Se creará la relación y ésta aparecerá en la ventana Relaciones.

Base de datos: Informe

1.¿Qué es un Informe y para qué sirve?
Los informes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta generalmente para imprimirlos. La diferencia básica con los formularios es que los datos que aparecen en el informe sólo se pueden visualizar o imprimir (no se pueden modificar) y en los informes se puede agrupar más facilmente la información y sacar totales por grupos.

2.Pasos para crear un informe.

Para crear un informe podemos utilizar a sección Informes que encontrarás en la pestaña Crear:

Estaimagen fue tomada de:http://www.aulaclic.es/access2007/t_12_1.htm

Diseño de informe abre un informe en blanco en la vista diseño y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en él. Este método no se suele utilizar ya que en la mayoría de los casos es más cómodo y rápido crear un auto informe o utilizar el asistente y después sobre el informe creado modificar el diseño para ajustar el informe a nuestras necesidades. En esta unidad veremos más adelante cómo modificar el diseño de un informe.

Asistente para informes utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación del informe.

Informe consiste en crear automáticamente un nuevo informe que contiene todos los datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Exploración.
Informe en blanco abre un informe en blanco en vista Presentación.

Para arrancar el asistente para informes haz clic en el botón Asistente para informes que puedes ver en la imagen anterior.
Aparece la primera ventana del asistente:

Estaimagen fue tomada de: http://www.aulaclic.es/access2007/t_12_1.htm

En esta ventana nos pide introducir los campos a incluir en el informe.
Primero seleccionamos la tabla o consulta de donde cogerá los datos del cuadro Tablas/Consultas este será el origen del informe. Si queremos sacar datos de varias tablas lo mejor será crear una consulta para obtener esos datos y luego elegir como origen del informe esa consulta.
A continuación seleccionamos los campos haciendo clic sobre el campo para seleccionarlo y clic sobre el botón o simplemente doble clic sobre el campo.
Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botón y el campo se quita de la lista de campos seleccionados.
Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón o de seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón.

3.Enumera y describe brevemente las distintas formas de crear un Informe.

Puede crear una amplia variedad de informes en Microsoft Office Access 2007, desde los más sencillos a los más complejos. Por ejemplo, debe comenzar por pensar en el origen de los registros del informe. Aunque el informe sea un listado sencillo de registros o un resumen agrupado de las ventas realizadas por zona comercial, primero debe determinar qué campos contienen los datos que desea ver en el registro y en qué tablas o consultas residen.

Después de elegir el origen de los registros, normalmente le parecerá más sencillo crear el informe utilizando un asistente para informes. El Asistente para informes es una característica de Access que le guía por una serie de preguntas y, a continuación, genera un informe tomando como base las respuestas proporcionadas.

4.Imagen de uno de los informes.

Esta imagen fue tomada de:http://www.aulaclic.es/access2007/t_12_1.htm

consulta

1.Qué es una Consulta

Las consultas en Access nos permiten 'filtrar' la información proveniente de una tabla. Por ejemplo, en el caso de trabajar con una tabla que contuviera una agenda telefónica, podríamos, mediante una consulta, hacer que aparecieran en pantalla solo los teléfonos de las personas que fueran de una determinada ciudad, o los que tuvieran unos apellidos determinados.

2.Cuáles son los tipos de Consultas

Una consulta recupera informaciones de la Base de Datos y eventualmente las presenta en la pantalla. Serán estudiados tres tipos de consultas:
•De selección: selecciona y presenta registros en formato patrón
•De referencias cruzadas: selecciona y presenta registros en formato de planilla
•De acción: altera el contenido de registros en una única operación

-Consultas de eliminación: este tipo de consulta elimina un grupo de registros de una o más tablas. Existe la posibilidad, por ejemplo, de utilizar una consulta de eliminación para reemplazar los productos que se han dejado de producir o para aquellos sobre los cuales no existen pedidos. Con las consultas de eliminación siempre se eliminan registros internos y no únicamente determinados campos de su interior.

-Consultas de actualización: este tipo aporta modificaciones globales a uno o más tablas. Existe la posibilidad, por ejemplo, de aumentar en un 10 por ciento el precio de todos los productos lácteos o aumentar los salarios en un 5 por ciento a las personas pertenecientes a una determinada categoría laboral.

-Consultas de alineación: estas consultas agregan un grupo de registros de una o más tablas al final de una o más tablas. Supongamos, por ejemplo, que se han conseguido nuevos clientes y existe una base de datos que contiene una tabla de información sobre estos. En vez de teclear nuevamente todas estas informaciones, se alinean en la tabla correspondiente de Clientes.

-Consultas de creación de tablas: este tipo de consultas crea una nueva tabla basándose en todos los datos o parte de estos existentes en una o más tablas.

-Consultas de parámetros: una consulta de parámetros es una consulta que, cuando se ejecuta, muestra una ventana de diálogo que solicita informaciones, como por ejemplo criterios para recuperar registros o un valor que se desea insertar en un campo.

-Consultas de buscar duplicados: encuentra los registros repetidos en una misma tabla.

3.Enumera las opciones para crear una Consulta

La obtención de una nueva consulta es hecha a partir de la ventana Base de Datos, seleccionando Consultas y picando en la opción Nuevo. En respuesta aparecerá un cuadro de diálogo que le permite a Ud. elegir el modo de cómo, la consulta, debe ser construida. O Ud. mismo monta la consulta a través del modo Vista Diseño o Ud. utiliza los Asistentes, que facilitan el montaje tanto de consultas como de informes, formularios, etc.
Al elegir el modo Vista Diseño, aparecerá la ventana Consulta de Selección sobrepuesta con la ventana de diálogo Mostrar tabla. Para cada tabla o consulta a adicionar, seleccione su nombre y pique en el botón Agregar. En el caso que se adicione una tabla / consulta equivocada, basta seleccionarla y apretar DEL para borrarla del área de tablas.

la imagen fue tomada de: http://www.cyta.com.ar/biblioteca/bddoc/bdlibros/manualdeaccess/consultas.htm
La activación de la ventana de diálogo Mostrar tabla también puede ser realizada a través del menú Consulta opción Mostrar tabla o por el botón correspondiente en la barra de herramientas.
La ventana Consulta Selección posee dos áreas, el área de las tablas envueltas en la consulta y el área de la consulta propiamente dicha. En esta última área el montaje de la consulta es hecho a través del esquema QBE (Query By Example). En este esquema creamos las consultas arrastrando campos del área superior de la ventana para el área inferior. En la planilla QBE cada columna contiene informaciones al respecto del campo incluido en la consulta.

la imagen fue tomada de: http://www.cyta.com.ar/biblioteca/bddoc/bdlibros/manualdeaccess/consultas.htm
4.Identificar los íconos de Consulta de la ventana Base de datos.

Como criterio de selección en la planilla QBE podemos emplear diversos tipos de expresión envolviendo diversos tipos de funciones internas. El resultado de algunos criterios ejemplos es presentado a continuación. :
>520 todos los números mayores a 520
Entre 520 y 1528 todos los números entre 520 y 528 inclusive
="Carlos Moreira" todos los exactamente iguales a
"S*" todos los iniciados con la letra S
"fe*eira" por ejemplo: ferreira, fereira, festeira
"sm?th" por ejemplo: Smith, smyth
"* * *" nombres de tres palabras separadas por un blanco
*/*/93 todas las fechas del 93
Negado como "S*" todos los nombres no iniciados por S
>=1-ene-92 y <=20-feb-93 todas las fechas del intervalo "S*" o "R*" todos los iniciados por la letra S o R Nulo todos los registros con campo nulo Negado nulo todos los registros con valor en el campo Fecha () todos con la fecha actual Entre fecha () y fecha ()-7 todos con fecha de la última semana.